Las compañías gastan aproximadamente $20 para archivar documentos, $120 para encontrar documentos mal archivados, y $220 para reproducir el documento perdido. El 85% de la información corporativa se mantiene en papel. En promedio un documento se fotocopia 19 veces. Los empleados emplean del 5-15% de su tiempo leyendo información y hasta un 50% buscándola. El 7.5% de todos los documentos se pierde y 3% del los restantes está mal archivado. Los datos provienen de PRSecure, una compañía con sede en san Juan que se dedica a la digitalización de documentos, que se ha unido a WorldNet Telecommunications, Inc. para ofrecer un nuevo servicio de digitalización y manejo inteligente de documentos dirigido a proveer aumentos en productividad y ahorros en espacio de almacenaje a los negocios.
Bajo los términos del acuerdo, PRSecure proveerá su pericia en la digitalización, creación de la base de datos y su índice para búsquedas, y su experiencia de más de 25 años en los sectores comercial y gubernamental. Por su parte, WorldNet contribuirá con sus recursos y extensa experiencia en telecomunicaciones, así como ventas y mercadeo.
“Al combinar las enorme capacidades de manejo de documentos de PRSecure con la probada tecnología de negocios de WorldNet, la empresas en Puerto Rico podrán contar con acceso fácil, seguro y económico a su información a través del Internet”, expresó David Bogaty, presidente de WorldNet.
“Estamos emocionados por la oportunidad que representa tener a WorldNet como nuestro socio exclusivo para representar nuestro servicio de manejo de documentos”, expresó Michael Nussbaum, vicepresidente de la Junta de Directores de PRSecure Group. “Los valores que guían a WorldNet, su diligencia y fuerte ética corporativa están alineados a los de nuestra empresa. Estamos ansiosos por trabajar con WorldNet y sus clientes para proteger información crítica, al tiempo que hacemos posibles ahorros sustanciales en costos y mejoramos eficiencias del negocio al poder guardar y acceder a los documentos cumpliendo con la reglamentación existente”.
El servicio, conocido como eCharta, es una aplicación SaaS (Software as a Service) que provee la capacidad de subir (upload), almacenar y acceder documentos críticos a través del Internet y con un alto grado de seguridad. Charta es la palabra en latín para papel e eCharta le permite a negocios de todos los tamaños subir documentos escaneados, así como archivos electrónicos (Word, Excel y otros) de forma personalizada y tomando en cuenta su forma de operar. Esos documentos se convierten a un formato PDF con capacidad para realizar búsquedas. Las medidas de seguridad y la configuración de usuarios aseguran que los documentos solo puedan ser vistos por personas con privilegios de acceso. Además, la aplicación permite saber quiénes han tenido acceso y a qué tipo de documento.
“Ya sea por razones reglamentarias o de negocio, las empresas modernas tienen la necesidad de guardar una cantidad creciente de documentos. El problema con el sistema de archivo tradicional es que ocupa un espacio físico costoso y que no es fácil de acceder”, expresó Desiree Mattei, directora de mercadeo de WorldNet.
Explicó que a través de eCharta, empresas como bufetes, firmas de ingeniería, servicios médicos y otras convierten sus documentos en papel a documentos digitales que son fáciles de encontrar. Cuando el cliente adquiere el servicio, lo primero que se hace es un análisis completo de sus necesidades y de su operación. De esta manera, la forma en que se guarda la información, los parámetros de búsqueda, copias de la información y otros detalles se ajustan a cómo funciona el cliente y no es el cliente y sus empleados los que se ajustan a un nuevo proceso.
Mattei indicó que la información se guarda en servidores en EE.UU. que cuentan con sus propias medidas de redundancia y cumplen con los más estrictos parámetros de seguridad.
