Por Harold Rivas Brito, miembro del Comité de Asuntos Contributivos del Colegio de CPA
Con la llegada de la temporada contributiva 2025, uno de los documentos esenciales para preparar nuestras planillas es el Comprobante de Retención, comúnmente conocido como la W2. Este formulario es entregado a todos los individuos que hayan recibido pagos por concepto de salarios durante el año natural 2024. La W2 contiene toda la información necesaria para reportar su compensación salarial y la retención de impuestos, además de detalles sobre aportaciones a planes de pensiones, donativos, retención por concepto de Seguro Social y Medicare, propinas, entre otros.
Obligación del patrono
Es importante recordar que todo patrono que haya realizado pagos por concepto de salarios está obligado a rendir electrónicamente este documento en o antes del 31 de enero del año siguiente al año natural en que se efectuaron los pagos. Si el patrono necesita tiempo adicional, puede solicitar una prórroga al Departamento de Hacienda, lo que extenderá la fecha límite por 30 días adicionales. Una vez completada la radicación, el patrono deberá entregar una copia del documento al empleado dentro de los 7 días calendario, posteriores a la fecha límite. Esta copia puede ser provista de manera electrónica.
¿Qué sucede si es contratista independiente?
Este formulario W2 es exclusivo para empleados. Si usted es clasificado como Contratista Independiente, estará recibiendo el formulario 480.6SP de Servicios Prestados. Aunque este formulario tiene cierta similitud con la W2, la fecha límite para su radicación es en o antes del 28 de febrero del año siguiente al año natural en que se efectuaron los pagos.
Si usted recibe una informativa 480.6SP, debe tener en cuenta que sus responsabilidades contributivas son distintas a las de los asalariados. Por ejemplo, deberá evaluar su obligación de pagar el Seguro Social y Medicare mediante la radicación de la planilla federal 1040SS. Sin embargo, este es un tema complejo que abordaremos en otro artículo.
Si tiene dudas sobre su clasificación laboral, le recomendamos que consulte con su patrono o con el Departamento de Recursos Humanos de su compañía. Aunque en la práctica estos documentos pueden parecer similares, para efectos contributivos su tratamiento es completamente diferente.
Otras informativas importantes
Además de las W2 y las 480.6SP, existen otros formularios que reportan ingresos o información relevante, tales como:
- 480.7A – Reporta los pagos por intereses hipotecarios que se utilizan para la deducción
- 480.6D – Reporta ingresos exentos y excluidos
- 480.6B o 480.6A – Reportan intereses, dividendos y otros ingresos sujetos o no sujetos a retención respectivamente
- Entre otros formularios adicionales
Estos documentos deben ser enviados electrónicamente por quien realizó los pagos, pero también estarán disponibles accediendo a su cuenta personal de SURI.
Si usted recibe alguno de estos documentos, le recomendamos que consulte con su Contador Público Autorizado (CPA) o con su asesor contributivo de confianza. Ellos podrán orientarle sobre cómo reportar adecuadamente esta información y asegurarse de que cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables.
