Por CPA Felipe J. Crespo Claudio, MBA
Durante esta temporada de preparación de planillas, la mayoría de los contribuyentes han tenido que contratar la ayuda de un contador público autorizado o asesor contributivo para cumplir con su obligación contributiva ante el Departamento de Hacienda y el “Internal Revenue Service” de Estados Unidos (IRS). Esto requiere que el contribuyente envíe a su contador, a través de distintos medios, la información necesaria para la preparación de las planillas. Como consecuencia, y debido a la realidad de Covid-19, puede ser tentador para los contribuyentes enviar por medios electrónicos esta información, sin embargo, esta podría no ser la mejor alternativa.
Es importante cerciorarse de que sus documentos sean enviados de la manera más segura y confiable posible, ya que estos documentos contienen información altamente confidencial como; su nombre, dirección postal y física, números de seguro social de usted y sus dependientes, cuánto dinero devenga y dónde mantiene sus cuentas bancarias. Si esta información cae en las manos equivocadas usted podría terminar siendo víctima de robo de identidad y/o fraude.
A continuación, incluimos algunos consejos para asegurarse de que sus documentos e información financiera lleguen a su destino intactos y seguros.
Haga una lista de todos sus documentos como: Formularios W-2, Declaraciones Informativas y otros documentos relacionados a su planilla. Esto lo ayudará a saber exactamente lo que envió a su CPA, y si algo se pierde y no llega a su destino, podrá identificarlo. También podrá utilizar con una lista de verificación (“checklist”) para revisar cuáles documentos son requeridos como sustento para la preparación de sus planillas y cuáles debe mantener en sus archivos como evidencia.
Guarde copia de su información. Si está transmitiendo las copias de sus documentos fiscales en papel, cópielas primero. De esa manera no se quedará sin información crítica si la misma se extravía. Puede fotocopiarla o escanearla en archivos de imagen o “Portable Document Format” (PDF), luego guárdela en su computadora y en una memoria externa o nube de datos (“cloud”) como precaución adicional. Independientemente de cómo lo haga, asegúrese de tener una copia antes de enviar la documentación a su contador.
A continuación, le compartimos las principales formas de envío utilizadas por los contribuyentes:
1. La mejor opción es entregarla a la mano. Entregue la información a su contador o personal de su oficina con acuse de recibo.
2. Envío por correo. La entrega por correo es bastante segura y probablemente su segunda mejor opción. Considere usar alguna forma de entrega o confirmación con firma y utilice preferiblemente un servicio privado.
3. Envío vía facsímil. Enviar documentos por facsímil a su CPA puede ser una forma rápida de entregarlos y relativamente segura. Asegúrese de tener el número de facsímil correcto y llamar posteriormente al lugar de recibo para confirmar recibo de la información.
4. Envío por correo electrónico: Si tiene que utilizar el correo electrónico esta alternativa es conveniente y rápida, pero puede resultar muy riesgoso. A menos que tome las precauciones pertinentes, cualquier persona en la red puede ver el contenido de su correo electrónico y sus archivos. La información debe estar encriptada y contenida en un archivo que requiera una contraseña para su acceso que usted le provea al CPA una vez recibido el documento. Esta, aunque riesgosa, es la manera más común de envío de documentación por parte de los contribuyentes debido a la facilidad con la que se puede manejar y las limitaciones de distanciamiento social de la pandemia Covid-19.
Tome un momento para evaluar estas alternativas y evitar futuros inconvenientes. Para este y otros asuntos relacionados consulte su contador público autorizado y/o asesor contributivo para que le oriente sobre la manera más eficiente y segura de enviar la documentación necesaria para la preparación de sus planillas.
El autor es miembro del Comité de Asuntos Contributivos del Colegio de CPA.
